Solución del problema de gestión de datos de tu hotel en 3 pasos

Para la mayoría de las empresas, la categoría más valiosa de datos es la de sus clientes. A menudo, son colectivamente gestionados a través de un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM). Sin embargo, administrar una base de datos de clientes puede ser un desafío, y el mantenimiento se hace cada vez más complejo a medida que la organización crece.

En el centro de muchos de estos desafíos está la cuestión de los registros duplicados. La gestión de las conexiones entre dos perfiles de clientes que pertenecen a la misma persona se denomina a menudo vinculación de registros, también conocido como unir o resolución de entidad. Debido a las complejidades involucradas, esto es un área muy popular de investigación en informática o en la ciencia de datos.

Para los hoteles de hoy en día, la fusión de múltiples fuentes de datos (datos de múltiples sistemas de gestión de la propiedad) es muy difícil. Por ejemplo, un hotelero puede cargar una nueva lista de un evento en la propiedad, y esa lista puede contener un perfil de un huésped con un nombre ligeramente distinto al de un registro que ya está en el sistema de gestión (PMS), mientras que otros datos pueden ser claramente los mismos. En este ejemplo, se crean varios registros para la misma persona, y esto se amplifica rápidamente a través de varias propiedades dentro de un mismo grupo.

El riesgo es que los hoteles no reconozcan a los huéspedes que regresan, pueden enviar comunicaciones duplicadas a la misma persona y consecuentemente dañar la reputación de la marca, o que los datos agregados como el gasto o las estancias no se calculen correctamente.

Los operadores de hoteles no quieren estar en el negocio de procesamiento de datos o almacenamiento, y son aún menos propensos a seguir enfoques de aprendizaje más sofisticados para la gestión de datos. Y no deberían tener que hacerlo. La buena noticia es que las compañías con visión de futuro están trabajando para resolver los desafíos de datos relacionados con los perfiles de los huéspedes para los hoteles y ya están recibiendo y administrando los datos de huéspedes para millones de perfiles en formatos muy variados.

Cómo funciona

He aquí un breve vistazo de cómo en Revinate gestionamos el problema de vinculación de registros para proporcionar valor a nuestros clientes.

  1. Normaliza los datos.

Antes de que podamos comenzar a integrar datos de las muchas fuentes dispares que componen la gama de tecnologías de un hotel, tenemos que adaptar los diferentes formatos de datos de forma transparente.

Por ejemplo, considere la pequeña muestra de datos de clientes que podríamos recibir de un sistema de administración de propiedades (PMS). Aunque una reservación es generalmente para un huésped (o dos, o tres), también puede ser para un banquete de boda, para una corporación o un club, o puede ser una reservación con un nombre como “invitado” simplemente.

Además, nos topamos con problemas comunes como errores ortográficos de nombre, especialmente cuando se dicta por teléfono. Los nombres abreviados también deben ser explicados, de modo que “Gui” es el diminutivo de “Guillermo”, “Margaret” con “Meg”, etc. Una reserva fue hecha por teléfono, puede traer también algunas confusiones, y los números de teléfono y direcciones pueden ser particularmente problemáticos de estandarizar, especialmente cuando se trata de datos de huéspedes de muchos países.

A través de una combinación de tecnología de estandarización y nuestro propio código, Revinate ha construido un sistema que hace que estos datos sean más consistentes, y puedan ser integrados. Este es un proceso continuo que estamos perfeccionando constantemente para satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

  1. Relacionar datos entre sistemas.

Una vez que los datos están todos en el mismo formato, los perfiles ahora pueden coincidir entre los sistemas, asegurándose de que no hay perfiles de invitados duplicados. Esto puede ser un proceso muy complicado. Por ejemplo, en una propiedad con 50.000 perfiles, hay 2.5 billones de combinaciones posibles de perfiles para evaluar. En Revinate, abordamos esto reduciendo en gran medida el volumen de datos que necesita ser procesado a través de un esquema complejo alrededor de pares de perfiles (también conocido como “bloqueo”), enfocándose en primer lugar en la calidad de los datos.

  1. Combinar duplicados.

Ahora que se han identificado perfiles de huéspedes duplicados, es hora de combinar los datos para crear una base de datos transparente. Esta funcionalidad será muy diferente para cada caso de uso. En general, es importante tener una manera sistemática de evaluar cómo cada campo debe ser tratado. Cuando los nombres se combinan (por ejemplo, “William F” y “Will Faulkner” se convierte en “William Faulkner”), ¿cómo se elige qué nombre y apellido tienen prioridad?

Para diferentes campos, como correos electrónicos, números de teléfono y direcciones, queremos asegurarnos de conservar todos los valores distintos. Una dirección que es similar al 99% es casi seguramente un duplicado, por lo que en un caso como este, necesitamos evaluar qué dirección es la más completa y guardar un registro. Es posible que sea necesario agregar otros campos, como los datos de ventas o ingresos.

 

Síntesis: El Futuro de la Tecnología de la Hospitalidad

En Revinate, los métodos descritos anteriormente nos han permitido trabajar con volúmenes muy grandes de datos de una manera sofisticada, flexible y escalable. Los hoteleros ya se enfrentan a una avalancha de datos de huéspedes, y estos enfoques ayudan a nuestros clientes a gestionar mejor estos datos y obtener una visión más profunda de sus huéspedes, liberándolos para hacer lo que los hoteleros hacen mejor: ¡Proporcionar una experiencia inolvidable a sus huéspedes!

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